Krajowy System eFaktur wyzwaniem dla operatorów telekomunikacyjnych i mikroprzedsiębiorców. Kto może skorzystać ze zwolnienia?

Czym jest KSeF i od kiedy obowiązuje?

KSeF, a właściwie Krajowy System eFaktur, to system teleinformatyczny od Ministerstwa Finansów, który docelowo ma stać się wyłącznym (poza przewidzianymi wyjątkami) narzędziem do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w obrocie gospodarczym. Faktury wystawiane za pośrednictwem tego systemu noszą miano faktur ustrukturyzowanych i niemal całkowicie wyprą dotychczasowe formy faktur w transakcjach między przedsiębiorcami.

Dnia 1 lutego 2026 r. i 1 kwietnia 2026 r. nastąpi wdrożenie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie eFaktur (KSeF) kolejno dla dużych przedsiębiorców (których sprzedaż wraz z kwotą podatku przekroczyła w 2024 r. 200 000 000 zł), a następnie dla pozostałych. Otrzymywanie faktur w KSeF będzie zaś obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców od 1 lutego 2026 r.

Małe firmy i faktury uproszczone czasowo zwolnione z obowiązku fakturowania w KSeF

Ustawodawca, mając na uwadze różne aspekty prowadzenia poszczególnych biznesów, przygotował szereg zwolnień z obowiązku, choć część z nich ma charakter jedynie epizodyczny. Te ostatnie dotyczą przede wszystkim niewielkich transakcji – w okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. faktury na kwotę maksymalnie 450 zł (wliczając podatek) będą mogły być wystawiane jako faktury elektroniczne lub faktury papierowe przy zastosowaniu kas rejestrujących, a także jako paragony fiskalne uznawane za faktury, czyli tzw. faktury uproszczone. Ponadto, w podobnych ramach czasowych, bo od 1 lutego 2026 r. do 31 grudnia 2026 r., podmioty obowiązane do wystawiania faktur w KSeF będą mogły pozostać przy fakturach elektronicznych/papierowych, jeżeli suma tych faktur nie przekroczy 10 000 zł miesięcznie, wliczając podatek (jak można przeczytać w art. 145n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.)). Co ważne, jeżeli w jakimkolwiek miesiącu suma przekroczy kwotę 10 000 zł, przedsiębiorca straci zwolnienie (zgodnie z wyjaśnieniami na stronie https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/  – na stałe). Do wspomnianego powyżej limitu nie należy wliczać faktur do 450 zł, gdyż są one zwolnione z KSeF na odrębnej podstawie, do sumy 10 000 zł wlicza się wyłącznie sprzedaż standardowo objęta obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Opisane zwolnienia będą mieć jednak charakter czasowy, a począwszy od dnia 1 stycznia 2027 r. co do zasady żadne faktury wystawiane w stosunkach między przedsiębiorcami nie będą mogły przybrać formy stosowanych do tej pory faktur papierowych, elektronicznych czy uproszczonych – obowiązkowe stanie się wystawianie w KSeF wszystkich takich faktur.

Kto będzie zwolniony z KSeF bezterminowo?

Czy w takim razie po 31 grudnia 2026 r. żaden przedsiębiorca nie będzie zwolniony z fakturowania w KSeF? Nie do końca. Znowelizowane przepisy zawierają delegację ustawową dla Ministra właściwego do spraw finansów publicznych do określenia w drodze rozporządzenia przypadków, w których przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Takie rozporządzenie funkcjonuje już istnieje i wejdzie z życie 1 lutego 2026 r. (Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz.U. z 2025 r. poz.1740)).

Jak można wyczytać z jego treści, przedsiębiorcy będą mogli skorzystać z zamkniętego katalogu zwolnień, które obowiązują bezterminowo. Warto natomiast pamiętać, że nie są to zwolnienia niewzruszalne i mogą stosunkowo łatwo zostać zmienione, rozszerzone lub zawężone, jako że zawarto je w akcie wykonawczym, nie zaś w ustawie.

Na gruncie ww. rozporządzenia z obowiązku faktur w KSeF zwolnione są:

• świadczenie usług przejazdu autostradą płatną, udokumentowane fakturami zawierającymi węższy niż standardowy zakres danych;
• świadczenie usług przewozu osób na dowolną odległość: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, udokumentowane fakturami w formie biletu jednorazowego, zawierającymi węższy niż standardowy zakres danych;
• świadczenie usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które są pobierane opłaty trasowe, udokumentowane fakturami wystawianymi za okresy miesięczne przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej;
• świadczenie usług w zakresie transakcji walutowych, usług ubezpieczeniowych, reasekuracyjnych, usług pośrednictwa ubezpieczeniowego i reasekuracyjnego, usług świadczonych przez ubezpieczającego w zakresie zawieranych przez niego umów ubezpieczenia na cudzy rachunek, z wyłączeniem zbywania praw nabytych w związku z wykonywaniem umów ubezpieczenia i umów reasekuracji, usług udzielania kredytów lub pożyczek pieniężnych, usług pośrednictwa w świadczeniu usług pożyczek i kredytów, usług zarządzania kredytami i pożyczkami, usług w zakresie udzielania poręczeń, gwarancji i wszelkich innych zabezpieczeń transakcji finansowych i ubezpieczeniowych (i związanego z tym pośrednictwa), usług w zakresie depozytów środków pieniężnych, prowadzenia rachunków pieniężnych, wszelkiego rodzaju transakcji płatniczych, przekazów i transferów pieniężnych, długów, czeków i weksli (i związanego z tym pośrednictwa), usług (w tym usług pośrednictwa), których przedmiotem są udziały w spółkach i innych podmiotach mających osobowość prawną (z wyjątkiem usług przechowywania tych udziałów i zarządzania nimi) – udokumentowanych fakturą mającą węższy niż standardowy zakres danych);
• dostawa towarów i świadczenie usług udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę towarów lub usług, jeżeli nabywca lub podatnik, który upoważnił nabywcę do wystawiania faktur w jego imieniu i na jego rzecz nie posiada NIP.

Oprócz zwolnień wymienionych w rozporządzeniu, które odnoszą się do konkretnych towarów i usług, ustawodawca przewidział kilka innych wyjątków od obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych ustawy z dnia (art. 106ga ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.)). Po pierwsze – wyłączeniem objęte będą faktury wystawiane przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, a także tych, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę, jak również sprzedaż zwolniona z VAT na podstawie art. 113a ustawy o VAT (zwolnienie dla podatnika mającego siedzibę działalności na terytorium innego niż RP państwa członkowskiego). Po drugie – obowiązek nie będzie dotyczył faktur wystawianych przez podatników korzystających z procedur szczególnych: procedura OSS nieunijna, procedura importu IOSS, procedura świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób. Po trzecie (i najważniejsze z punktu widzenia przedsiębiorców telekomunikacyjnych) – z wystawiania w systemie KSeF zwolnione będą faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Jako ciekawostkę można wskazać również, że faktur w KSeF nie trzeba będzie wystawiać w przypadku VAT RR (co do zasady).

Czy można zwolnić się z obowiązku wystawiania faktur w KSeF?

Katalog zwolnień z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych ma charakter zamknięty, tj. nie mieści się w nim nic, co nie jest bezpośrednio wymienione w przepisach. Oprócz wprost wskazanych w aktach normatywnych wyjątków (które działają ex lege, bez potrzeby składania jakichkolwiek wniosków) nie została przewidziana żadna procedura zwolnienia z konieczności wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Oznacza to, że jeżeli przedsiębiorca przy wystawianiu faktury nie spełnia kryteriów żadnego z wyłączeń uprawniających go do zwolnienia z mocy prawa, to nie ma żadnej realnej możliwości uchylenia się od konieczności wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

Problemy najmniejszych i wykluczonych cyfrowo przedsiębiorców

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF budzi wiele obaw u przedsiębiorców. Szczególnie kontrowersyjny wydaje się zakres podmiotów, który Krajowy System eFaktur docelowo ma objąć przy stosunkowo wąskim katalogu zwolnień. O ile w sektorze dużych przedsiębiorców w wielu branżach wdrożenie fakturowania w nowym systemie nie wydaje się zadaniem karkołomnym, to należy pamiętać, że obowiązek obejmie wszystkich – również małych i mikroprzedsiębiorców. Najbardziej narażeni na konsekwencje reformy fakturowej wydają się ci ostatni. Nie można zapominać, że są wśród nich również osoby starsze czy zamieszkujące obszary tzw. białych plam pozbawionych szerokopasmowego dostępu do Internetu, nieprzystosowane do rozpoczęcia fakturowania w nowym systemie. Ministerstwo Cyfryzacji wielokrotnie poruszało problem wykluczenia cyfrowego, deklarując działania na rzecz przeciwdziałania temu zjawisku i zauważając, że w 2020 r. aż 3,8 mln osób dotkniętych było wykluczeniem cyfrowym (https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/kluby-rozwoju-cyfrowego-odpowiedzia-na-wykluczenie-cyfrowe). Tak szerokie nałożenie obowiązku fakturowania w KSeF wydaje się jednak temu problemowi jedynie sprzyjać, skutecznie utrudniając osobom pozbawionym dostępu do Internetu prowadzenie działalności gospodarczej, co w konsekwencji może spowodować pogłębienie wykluczenia cyfrowego i odizolowanie osób nim dotkniętych od możliwości prowadzenia biznesu na równych warunkach. Konieczność wdrożenia KSeF wiąże się też z dodatkowymi kosztami, których najmniejsi przedsiębiorcy mogą zwyczajnie nie być w stanie udźwignąć.

Do końca 2026 r. mikroprzedsiębiorcy będą w pewien sposób chronieni przed następstwami wprowadzenia obowiązku wystawiania faktur w KSeF, jednak regulacje mające zapewnić ukierunkowane na nich zwolnienia przestaną obowiązywać dnia 1 stycznia 2027 r. Ograniczenie przepisów epizodycznych jedynie do wąskiego przedziału czasowego może okazać się niewystarczające do bezbolesnego wdrożenia KSeF dla wszystkich przedsiębiorców.

KSeF może szczególnie dotknąć branżę telekomunikacyjną

Sytuacja większych przedsiębiorców również może okazać się trudna, jeżeli weźmie się pod uwagę szczególnie narażone na wdrożenie obowiązkowego KSeF branże. Jedną z nich, która może w negatywny sposób odczuć konieczność przejścia na faktury ustrukturyzowane, jest branża telekomunikacyjna.

Operatorzy dokonują każdego miesiąca masowych rozliczeń z dziesiątkami, a nierzadko nawet setkami tysięcy abonentów. I o ile znaczna część transakcji dotyczących świadczenia usług telekomunikacyjnych zakwalifikuje się do zwolnienia z KSeF (jako faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej), to pozostałe transakcje związane z tymi usługami (często również liczone w tysiącach) będą już musiały być realizowane w KSeF, co wymusi znaczne, nieadekwatne do korzyści zwiększenie nakładu pracy w firmach telekomunikacyjnych. Przyczynić może się do tego również fakt, że personel operatorów zostanie zmuszony do wystawiania diametralnie odmiennych faktur dla różnych abonentów. Szczególną dezorientację może spowodować fakt, że przedsiębiorcy świadczący usługi komunikacji elektronicznej zobowiązani są traktować pewną grupę klientów-przedsiębiorców jak konsumentów na gruncie przepisów PKE, natomiast już nie na gruncie fakturowania, co znacznie zmniejszy przejrzystość obsługi abonentów.

Jak pokazała praktyka, operatorzy do tej pory bardzo często korzystali z automatyzacji procesów przy wystawianiu faktur, a specyfika branży pozwalała wykorzystywać te faktury jako sposób komunikacji marketingowej z klientem, co oczywiście nie będzie już możliwe.

To stwierdziwszy, rewolucja fakturowa niewątpliwie odbije się na branży i będzie stanowiło wyzwanie dla Operatorów. Nietrudno sobie wyobrazić, że wdrożenie obowiązkowego KSeF w obecnej formie może bezpośrednio przełożyć się na zwiększenie kosztów operacyjnych, co z kolei z dużą dozą prawdopodobieństwa doprowadziłoby do podniesienia cen za usługi komunikacji elektronicznej, a to z pewnością intencją ustawodawcy nie było. Niemniej, jeżeli przepisy nie ulegną zmianie, przedsiębiorców telekomunikacyjnych czeka wiele wyzwań związanych z nową rzeczywistością fakturową.

Świadczenie usług telekomunikacyjnych a zwolnienie z KSeF

Niestety świadczenie usług komunikacji elektronicznej nie zostało w żaden sposób uwzględnione w rozporządzeniu Ministra Finansów (w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych), mimo iż ustawodawca wyraźnie zaznaczył, że tworząc katalog zwolnień, Minister winien wziąć pod uwagę m.in. specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą i rodzajem czynności wymagających udokumentowania, a także możliwości techniczno-organizacyjne związane z dokumentowaniem czynności przez podatników (jak wynika z art. 106s ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.)). Być może uznano, iż wyłączenie z KSeF fakturowania konsumentów będzie wystarczającą ulgą dla sektora usług telekomunikacyjnych. Należy jednak zauważyć, że wielu operatorów świadczy usługi wyłącznie (albo w przeważającej części) przedsiębiorcom, również na skalę masową. Niezależnie od tego, czy powyższego problemu nie zauważono, czy też postawiono na taki dualizm zwolnienia celowo, przed operatorami stanie trudne zadanie wdrożenia nowych rozwiązań w sposób prawidłowy i zarazem praktyczny.

Wątpliwości na tle VAT

Dodatkową trudnością dla operatorów może być fakt, że dla celów VAT moment powstania obowiązku podatkowego za świadczenie usług telekomunikacyjnych to moment wystawienia faktury. Moment wystawienia ustrukturyzowanej faktury zaś to dzień przesłania jej do KSeF (w myśl art. 19 ust. 5 pkt 4 lit. b) oraz art. 106na ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.)). Znacznym problemem może okazać się to, że przedsiębiorcy telekomunikacyjni korzystają z systemów rozliczeniowych, które generują faktury z określoną datą. Przy liczbie operacji wykonywanych w branży i możliwości wystąpienia problemów technicznych związanych z systemem nietrudno będzie o przesunięcia czasowe, które mogą spowodować desynchronizację dat i trudności w prawidłowym ustaleniu momentu powstania obowiązku podatkowego.

Podsumowanie

Katalog zwolnień nie ma obecnie kształtu, który w pełni odpowiadałby na problemy przedsiębiorców telekomunikacyjnych, ale także niezwiązanych z branżą mikroprzedsiębiorców. Nadzieję na przyszłe zmiany daje fakt, że do zmiany katalogu może dojść w drodze rozporządzenia i w konsekwencji istnieje możliwość jego stosunkowo łatwego (w porównaniu do uczynienia tego w drodze ustawy) rozszerzenia. Wymagałoby to jednak woli i działania władz publicznych, a wydaje się, że nie jest to obecnie kwestia priorytetowa.

Na chwilę obecną przyszłość fakturowania w branży komunikacji elektronicznej prezentuje się następująco: do końca 2026 r. przedsiębiorcy telekomunikacyjni będą mogli wystawiać faktury abonentom bez użycia KSeF (o ile faktury te nie przekroczą 450 zł wraz z podatkiem za jedną), począwszy jednak od 2027 r. (lub wcześniej w przypadku przekroczenia limitów) konieczne stanie się odseparowanie klientów będących osobami fizycznymi od tych będących przedsiębiorcami. Nie będzie to jednak dla operatorów i ich pracowników tak oczywiste, biorąc pod uwagę status quasi konsumenta części klientów-przedsiębiorców. Tak czy inaczej, nowy system wymusi korzystanie z wielu rodzajów faktur jednocześnie. I nie ma tutaj znaczenia fakt, że operator ma możliwość wystawienia w KSeF również faktur konsumenckich, gdyż i tak zobowiązany jest on zapewnić konsumentom możliwość odbioru faktur poza systemem.

Wszystko wskazuje na to, że rewolucja dotycząca faktur będzie wymagała od przedsiębiorców telekomunikacyjnych kompleksowego dostosowania swoich procedur, co może przełożyć się na zwiększenie kosztów działalności. Nie przewidziano bowiem żadnej realnej procedury zwolnienia ich z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.