Nowe zasady wnoszenia pism procesowych – wnoszenie pism przez portal informacyjny sądów powszechnych
Terminy i zakres zmian
W dniu 1 marca 2026 r. zmieniły się zasady wnoszenia pism sądowych przez profesjonalnych pełnomocników. Dotychczas adwokaci oraz radcowie prawni wnosili pisma do sądu wyłącznie pocztą tradycyjną, z wyjątkiem niektórych postępowań, np. postępowania upadłościowego czy postępowania przed Krajowym Rejestrem Sądowym, dla których przeznaczone są specjalne portale umożliwiające wnoszenie pism za ich pośrednictwem. Od 1 marca 2026 r. profesjonalni pełnomocnicy mogą wnosić pisma za pośrednictwem Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych. Portal dotychczas służył pełnomocnikom jako narzędzie do monitorowania spraw przed sądami powszechnymi oraz do odbioru korespondencji. Od 1 marca 2026 r. Portal służy pełnomocnikom także jako narzędzie do wnoszenia pism procesowych.
Powyższa zmiana przepisów dotyczy zarówno postępowania cywilnego, jak i postępowania karnego. Nowelizacja jest dwuetapowa. Przez pierwszy rok, który możemy nazwać okresem przejściowym – do 28 lutego 2027 r., wnoszenie pism procesowych za pośrednictwem Portalu będzie fakultatywne, a pełnomocnicy mogą w dalszym ciągu wysyłać pisma procesowe pocztą tradycyjną lub składać na dzienniku podawczym. Pisma wniesione w tym okresie przejściowym przesyłką tradycyjną wywołują skutki prawne. Wnoszenie pism za pośrednictwem Portalu stanie się zaś obligatoryjne od 1 marca 2027 r. i od tego dnia pisma wnoszone drogą tradycyjną nie będą już wywoływały skutków prawnych.
Obowiązkowi składania pism przez Portal podlegać będzie zdecydowana większość pism procesowych, chociaż nie wszystkie. Obowiązkowi nie będą podlegały przede wszystkim pisma składane do Sądu Najwyższego. W procedurze cywilnej temu obowiązkowi nie będą podlegały także w niektórych przypadkach wnioski o nadanie klauzuli wykonalności tytułom egzekucyjnym – np. przeciwko fundacji rodzinnej ponoszącej odpowiedzialność za zobowiązania fundatora. Pisma stanowiące wyjątki będą wnoszone do sądu na dotychczasowych zasadach.
Wymogi pism wnoszonych przez Portal
Pisma wnoszone za pośrednictwem Portalu będą musiały zawierać wymagany podpis elektroniczny, np. kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub podpis osobisty. Z uwagi na to, Portal umożliwia także elektroniczne poświadczanie za zgodność załączników do pism procesowych, jednakże tylko w postępowaniu cywilnym. Ponadto, na potrzeby wnoszenia pisma za pomocą Portalu, ustawodawca dodał do Kodeksu postępowania cywilnego art. 89 § 12, który wprost dopuszcza udzielenie pełnomocnictwa w formie elektronicznej, tj. kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Przepis ten stosuje się także odpowiednio do postępowania karnego.
Minister Sprawiedliwości w drodze rozporządzenia określił formaty danych i wymagania techniczne dla pism procesowych oraz załączników. W przypadku, w którym załącznik do pisma nie spełnia wymogów technicznych wynikających z tego rozporządzenia i tym samym nie może być wniesiony za pośrednictwem Portalu (np. z uwagi na zbyt duży rozmiar), to pełnomocnik ma obowiązek wnieść ten załącznik do sądu pocztą tradycyjną w terminie trzech dni roboczych od dnia wniesienia pisma za pośrednictwem Portalu. Pełnomocnik ma jednocześnie obowiązek uprawdopodobnienia okoliczności uniemożliwiających wniesienie załącznika za pośrednictwem Portalu. Brak wykonania tego obowiązku skutkuje pominięciem załączników.
Problemy techniczne Portalu
Ustawodawca określił także procedurę na wypadek problemów technicznych w funkcjonowaniu Portalu, uniemożliwiających wniesienie pisma za jego pomocą. Jeżeli w ostatnim dniu terminu na złożenie pisma procesowego wystąpi taki problem techniczny, to termin na wniesienie pisma procesowego jest automatycznie przesunięty na pierwszy dzień, w którym przywrócono prawidłowe działanie Portalu. W piśmie należy wówczas uprawdopodobnić istnienie problemów technicznych. Co jest istotne, problemy techniczne nie muszą występować przez cały dzień. Wystarczy, że taki problem techniczny nastąpi w dowolnym momencie dnia. Niestety, procedura przesunięcia terminu nie będzie obowiązywała w postępowaniu karnym. Pełnomocnicy w procesie karnym w takich przypadkach będą musieli na zasadach ogólnych złożyć wniosek o przywrócenie terminu.
Podsumowanie
Czy zmiana będzie korzystna dla pełnomocników? Oczywiście dowiemy się w praktyce, już po pewnym czasie jej obowiązywania. Zmiana jest kolejnym etapem postulowanej informatyzacji wymiaru sprawiedliwości. Z pewnością przyspieszy ona obieg korespondencji pomiędzy sądem a pełnomocnikami, co jest jej nadrzędnym celem. Sądy będą mogły zapoznać się z pismami bez oczekiwania na ich doręczenie przez Pocztę Polską. Na pewno korzyścią dla pełnomocników jest obowiązujący już okres przejściowy, w trakcie, którego pełnomocnicy będą mogli zapoznać się ze sposobem działania Portalu. Z drugiej strony, podobnie jak w przypadku innych portali obsługiwanych przez pełnomocników (np. KRZ), można spodziewać się problemów technicznych, które będą utrudniać ich pracę.